Vorab Eines: Um eine korrekte Abrechnung aller Kosten (Lasten), die bei einer Immobilie periodisch anfallen zu erstellen, braucht es buchhalterische und juristische Grundkenntnisse. Jedoch wollen wir einen kleinen Einblick in die Tücken dieser alljährlich anfallenden Notwendigkeit geben und geben Tipps, wie man als Vermieter sich vor Widersprüchen, gar Klagen seitens der Mieter schützt.

Die gesetzliche Grundlage in Kürze: Nach §535 des Bürgerlichen Gesetzbuch, BGB, hat der Vermieter grundsätzlich alle Lasten, beziehungsweise Nebenkosten einer Immobilie zu tragen. Diese Lasten kann er im Mietvertrag gemäß § 556 Abs. 1 BGB Satz 1 auf den Mieter umlegen, jedoch müssen im Mietvertrag alle Nebenkosten aufgeführt werden. Dass der Mieter die Nebenkosten trägt muss explizit im Mietvertrag vereinbart sein.

Hinweis: Die Nebenkosten sind in den letzten Jahren überdurchschnittlich gestiegen, eine Nachzahlung nach erfolgter Betriebskostenabrechnung leider  meist die Regel.

1. Grundsätzlich gilt die Größe in Quadratmeter des jeweilig angemieteten Objektes oder der Wohnung als Maßstab für die Berechnung.
2. Alle nicht verbrauchsabhängigen Betriebskostenarten, wie zum Beispiel Grundsteuer, Straßenreinigungsgebühr, Gebäudeversicherungen werden nicht in Abhängigkeit zur individuellen Wohnungsgröße betrachtet. Die Kosten für leer stehende Räumlichkeiten, oder Wohnungen trägt immer der Vermieter.
3. Die Kosten für Müllentsorgung werden unabhängig von den Lehrständen betrachtet.
4. Die Heizkostenabrechnung wird verbrauchsabhängig betrachtet, nach dem Ablesen durch einen entsprechenden Dienstleister, wird diese in Rechnung gestellt, unabhängig von der Größe der Wohnung. Diese Ablesung des Dienstleisters ist in Schriftform der Nebenkostenabrechnung beizufügen (Ausnahme: Eigenversorgung durch den Mieter, zum Beispiel durch den örtlichen Gasversorger).

Hinweis: Es entstehen Kosten für die Immobilie an sich (Flure, Eingangsbereich, Keller) und verbrauchsabhängige Kosten, die der Mieter selbst durch das Aufdrehen der Heizkörper produziert. Vorderst werden die Kosten der Wassererwärmung durch den Mieter abgerechnet. Die Kosten für Warmwasser und Heizung für das Wohngebäude werden im Verhältnis von 30 Prozent der Wohnfläche und zu 70 Prozent nach dem Ergebnis der Ablesung der Heizkostenverteiler umgelegt.

5. Der Verbrauch von Wasser wird anhand der Kalt- und Warmwasseruhr in Kubikmetern abgerechnet.

Die grundlegende Herangehensweise in der Berechnung der Betriebs- und Nebenkosten ist wie folgt:

Alle angefallenen Rechnungen die innerhalb des Betrachtungszeitraumes anfallen sind periodengerecht einer Kostenposition zuzuordnen und als Gesamtkostenbetrag auszuweisen und
werden dividiert durch

• die gesamte Wohnfläche der Immobilie
• den gesamten Wasserverbrauch der Immobilie (Summe aller Einzelzähler)
• alle Verbrauchswerte aller Heizkostenverteiler der Immobilie.

Im Ergebnis errechnet sich ein „Kostenanteil pro Mengeneinheit“ (Euro pro Quadratmeter, beziehungsweise Euro pro Abrechnungseinheit.

Dieser Kostenanteil wird anschließend mit den tatsächlich verbrauchten Mengeneinheiten, beziehungsweise der Wohnfläche der jeweiligen Wohnung multipliziert.
Im Idealfall ergibt sich somit eine verbrauchsabhängige, korrekte Abrechnung aller Betriebs- und Nebenkosten.

Hinweis: Nur periodisch anfallende Kosten können auf die Mieter umgelegt werden und finden sich somit in der Nebenkostenabrechnung wieder. Der Gesetzgeber akzeptiert im Grunde aber auch Kosten, die alle vier Jahre anfallen.

Macht die Erstellung der  Betriebskostenabrechnung ohne Hausverwaltung Sinn?

Natürlich sind Ausgaben, beziehungsweise Kosten die im laufenden Jahr anfallen schnell in eine Tabelle eingebracht. Und natürlich ist es nicht schwer, die Ergebnisse der Ablesedienste an diese Tabelle zu tackern und dem Mieter vorzulegen.  Doch haben Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen so ihre Tücken und vor allem gesetzliche Vorgaben. Wie wird der Fahrstuhl abgerechnet, bezahle ich als Vermieter auch den Gärtner im Sommer und wie wird der Winterdienst richtig abgerechnet?

Fragen über Fragen, die man im ersten Schritt mit einer professionellen Hausverwaltung klären sollte, letztlich zeigt sie sich für eine korrekte Betriebs- und Nebenkostenabrechnung verantwortlich. Natürlich kann man sich auch auf Onlineportalen wie zum Beispiel hausverwalterscout.de näher informieren, bevor man durch Widersprüche und Klagen die Kosten für die Immobilie in die Höhe treibt und sich Ärger einhandelt.

Zum Widerspruch

Sollten sie  als Vermieter innerhalb eines Monats einen Widerspruch durch einen Mieter erhalten, so ist dieser Widerspruch zulässig. Der Widerspruch muss aber eine Begründung beinhalten und sich auf einen, oder bestimmte Kostenpunkte beziehen. Ein Widerspruch des Mieters unter dem Motto „Ich widerspreche in Gänze“ hat keine Gültigkeit.

Sollten Sie eine Hausverwaltung beauftragt haben, so reagiert die Hausverwaltung im Namen des Vermieters nach der Eingangsbestätigung meist durch einen Anruf beim Mieter, oder schlägt einen Termin vor, damit der Mieter gemeinsam mit der Buchhaltung die strittigen Kosten betrachten kann.

Hinweis: Die Hausverwaltung ist verpflichtet die Kosten transparent zu belegen, sofern vom Mieter verlangt. Das heißt, der Mieter kann als Beispiel die Gesamtrechnung des Winterdienstes der betreffenden Periode einsehen, um Klarheit zu erhalten. Vermieter sollten daher auch immer für Ordnung sorgen, wenn es um Rechnungen geh und eine stetige Kommunikation mit der Hausverwaltung forcieren.

Resümee

Auch wenn es auch für den Vermieter und den Mieter ärgerlich ist, dass die Kosten für Wärme, Wasser und andere Leistungen ständig steigen und man das Gefühl hat, dass irgendwann die Nettomiete unter den Nebenkosten liegen wird, so haben Hausverwaltungen klar definierte, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und diesen folgen die meisten auch. Eine Beauftragung eines professionellen Hausverwalters kostet Geld, jedoch erspart es auch wiederum vorprogrammierten Ärger mit den Mietern … und natürlich damit ebenfalls Geld. Dennoch macht es immer Sinn sich einmal in das Nirwana der Nebenkosten einzulesen, damit man als Vermieter auch versteht, was eine Hausverwaltung für Leistungen erbringen muss.

Ihre Betriebskostenabrechnung richtig lesen beugt Streit mit dem Vermieter vor

Jedes Jahr, meist im Januar oder Februar liegt sie im Briefkasten: Die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung des Vermieters für die Immobilie in der man wohnt. Und jedes Jahr bleiben für den Mieter mehr Fragen dazu offen, als beantwortet. Wie liest man sie richtig und worauf sollte man achten?